Đoàn Kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ theo Kế hoạch số 28/KH-SNV ngày 19/4/2023 của Sở Nội vụ tiến hành kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ tại Thanh tra tỉnh Yên Bái.

Đoàn Kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ theo Kế hoạch số 28/KH-SNV ngày 19/4/2023 của Sở Nội vụ tiến hành kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ tại Thanh tra tỉnh Yên Bái.Đoàn kiểm tra đã tiến hành kiểm tra các nội dung sau: Công tác triển khai, phổ biến các văn bản quy định, hướng dẫn của Trung ương và của tỉnh về văn thư, lưu trữ; việc ban hành văn bản chỉ đạo, quản lý hướng dẫn công tác văn thư, lưu trữ; công tác tổ chức, đào tạo, bồi dưỡng nhân sự làm công tác văn thư, lưu trữ; tình hình bố trí kho lưu trữ tại cơ quan; việc thực hiện chế độ báo cáo thống kê định kỳ và đột xuất về công tác văn thư, lưu trữ theo yêu cầu… Theo đó, qua thời gian làm việc khẩn trương, nghiêm túc, Đoàn kiểm tra của Sở Nội vụ đánh giá cao công tác lãnh đạo, chỉ đạo, triển khai thực hiện công tác văn thư, lưu trữ của Thanh tra tỉnh, cụ thể: 1. Việc lãnh đạo, quản lý đối với công tác văn thư, lưu trữ - Thanh tra tỉnh đã tuyên truyền, phổ biến quán triệt đầy đủ các văn bản quy định, hướng dẫn của Trung ương và của tỉnh về công tác văn thư, lưu trữ tới toàn thể công chức, người lao động trong cơ quan; - Kịp thời ban hành các văn bản chỉ đạo, quản lý về công tác văn thư, lưu trữ tại Thanh tra tỉnh như: Xây dựng và ban hành kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ hằng năm; Ban hành danh mục hồ sơ cơ quan; Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan; Quy định về khai thác, sử dụng tài liệu tại kho lưu trữ cơ quan; Quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan; Nội quy bảo vệ bí mật nhà nước. Đồng thời thực hiện chế độ thông tin báo cáo định kỳ, đột xuất về công tác văn thư, lưu trữ đảm bảo đúng yêu cầu về tiến độ thời gian và chất lượng báo cáo. - Thanh tra tỉnh thường xuyên rà soát, kiểm tra về thể thức văn bản kiến nghị chỉnh sửa kịp thời (nếu phát hiện có bị lỗi), đôn đốc, nhắc nhở các phòng chuyên môn thực hiện các hoạt động văn thư, lưu trữ phải đảm bảo theo đúng các quy định hiện hành về công tác văn thư, lưu trữ. - Bố trí 01 chuyên viên làm công tác văn thư kiêm lưu trữ, có trình độ đại học chuyên ngành cử nhân tài chính, đã được chuẩn ngạch theo vị trí việc làm (có chứng chỉ nghiệp vụ văn thư, lưu trữ) và thực hiện chi trả chế độ phụ cấp độc hại theo quy định hiện hành… 2. Về thực hiện các hoạt động nghiệp vụ văn thư, lưu trữ: - Nghiệp vụ văn thư của Thanh tra tỉnh cơ bản đã thực hiện tốt theo các quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính Phủ về công tác văn thư; việc quản lý và sử dụng con dấu, chữ ký số đảm bảo đúng theo quy định tại Nghị định số 99/2016/NĐ-CP ngày 01/7/2016 của Chính phủ. Tại thời điểm kiểm tra không để xảy ra sai phạm trong quá trình quản lý, sử dụng con dấu và thiết bị lưu khóa bí mật. - Đối với nghiệp vụ lưu trữ: Thanh tra tỉnh đã thực hiện thu nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan đối với toàn bộ tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động tại các phòng chuyên môn từ năm 2021 trở về trước; giao, nộp đầy đủ hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh; đã thực hiện chỉnh lý hoàn chỉnh tài liệu theo quy định từ năm 2022 trở về trước đối với các tài liệu được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, bao gồm cả tài liệu kế toán của cơ quan; bố trí kho lưu trữ trang bị đầy đủ trang thiết bị bảo quản đảm bảo cho tài liệu theo quy định hiện hành. Bên cạnh những kết quả đã đạt được, Đoàn Kiểm tra cũng đề nghị Thanh tra tỉnh tập trung quán triệt, chỉ đạo các phòng, đơn vị trực thuộc thực hiện tốt Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính Phủ về công tác văn thư. Đồng chí Nguyễn Quốc Hưng - Phó Giám đốc Sở Nội vụ, Trưởng đoàn Kiểm tra nhận xét, đánh giá công tác văn thư, lưu trữ của Thanh tra tỉnh Cũng thông qua cuộc kiểm tra, Thanh tra tỉnh đã kiến nghị với Đoàn Kiểm tra về việc đề nghị Sở Nội vụ tăng cường công tác tập huấn về công tác văn thư, lưu trữ, đặc biệt là việc ứng dụng công nghệ thông tin trong lưu trữ và bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử trong các cơ quan hành chính Nhà nước. Khánh Ly - Văn phòng Thanh tra tỉnh